Системы автоматизации ресторанов: программно-аппаратная реформа

Четверг, 27 марта 2008  –  Раздел: Статьи

Автоматизация ресторанного хозяйства позволяет избежать убытков, но не является панацеей от всех бед. Все же стоит попробовать

Специалисты подсчитали: убытки ресторана при отсутствии полноценного учета и контроля за персоналом за 1-2 месяца могут превысить материальные затраты на его оборудование.

Системы автоматизации ресторанов: программно-аппаратная реформа

Автоматизация ресторанного хозяйства позволяет избежать убытков, но не является панацеей от всех бед. Все же стоит попробовать

Специалисты подсчитали: убытки ресторана при отсутствии полноценного учета и контроля за персоналом за 1-2 месяца могут превысить материальные затраты на его оборудование.

Выход в данной ситуации, по мнению экспертов, один — потратиться на “компьютерную тещу” (т.е. автоматизировать рабочие места), дабы видеть и знать все, что происходит в суматошном ресторанном хозяйстве. Читайте, кто она — бесстрастная, все видящая, ежедневно докладывающая хозяину о движении его денег.

ПОЧЕМУ ЭТО НУЖНО

В ресторанном бизнесе, инвестиции в который, как правило, поступают извне, отношения инвестора и администрации не всегда однозначны. Хозяин, как бы он ни доверял своему топ-менеджеру, всегда стремится независимо от администрации анализировать деятельность заведения. Администрация, в свою очередь, желает знать, в какой мере ее усилия идут на пользу бизнесу.

В результате опроса киевских рестораторов, переставших доверять расчетам от “руки”, корреспонденту БИЗНЕСа удалось сформулировать несколько “за” в пользу автоматизации ресторанного хозяйства.

1. Посетитель садится за столик, чтобы не просто выпить-закусить, а сделать это в приличной обстановке. Поэтому для уважающего себя ресторана должно стать нормой быстро и качественно обслужить посетителя, а также обрадовать постоянного клиента накопительной скидкой.

2. Тенденция демократизации ресторанов требует, чтобы рентабельность достигалась не за счет наценок, а за счет эффективной работы (см. п.1).

3. Компьютерные системы позволяют свести к минимуму роль человеческого фактора в нанесении убытков; рестораторы утверждают — не менее чем на 30-50%.

4. Реальный учет затрат и прибыли позволяет “двигать” бизнес дальше и создавать сеть заведений (у рестораторов в ходу поговорка-страшилка: “Кто “висит” в одном ресторане, в нем и погибнет”).

5. Внедрение системы позволяет максимально сократить количество сотрудников, особенно в бухгалтерии.

ЧТО МОЖЕТ АСУ

Ресторанная АСУ позволяет более эффективно управлять предприятием, чтобы определять, какие шаги приносят прибыль, а какие — не срабатывают, для чего необходимо проанализировать накопленные данные. Из множества разнообразных отчетов (как для проверяющих, так и для управления предприятием) можно получить полные сведения о доходе за определенный период по каждому производственному подразделению: кухне, бару, кондитерскому цеху, по каждому столику, блюду и напитку.

Кроме того, заведения, которые чтут клиентов и стимулируют их лояльность, предоставляют скидки постоянным посетителям прямо в момент расчета — все “заслуги” гостя хранятся в базе данных.

При этом в системе благодаря именным карточкам или паролям разграничены права доступа. К определенным операциям и отчетам обращаются только те, кому это позволено по должности, тогда как “всевидящим оком” является хозяин.

ЧЕГО ИЗВОЛИТЕ?

Чего стоит ожидать от автоматизации? Разработчики в один голос утверждают, что задачу компьютеризации служб в своих заведениях хозяева ресторанов в большинстве случаев формулируют просто: чтобы было, как у коллеги в ресторане N, и немного лучше. Такой упрощенный подход к автоматизации ресторанного хозяйства в дальнейшем чреват дополнительными расходами на доработку и усовершенствование. Поэтому, посоветовавшись со специалистами, автоматику следует вводить с учетом перспектив развития ресторана или сети ресторанов.

Дмитрий Комаренко, директор ресторана “Сим-Сим”, рассказал, что, открывая 4 года назад заведение, инвесторы больше заботились о его концепции, привлекательности меню. Был большой поток гостей, и только благодаря автоматизации рабочих мест официантов удавалось обслуживать всех без задержки. К тому же, по словам г-на Комаренко, автоматизированная система позволила увидеть положительные и отрицательные тенденции в его хозяйстве в форме графиков, таблиц и т.д.

По словам управляющих ресторанами, особенность общепита состоит в том, что соблюсти заложенные в программы технологии не всегда удается. Например, случилось непредвиденное — в салат вместо соленых огурцов повар положил свежие. При списании продуктов программа будет раскладывать блюдо в обратном порядке и “потребует” продукты, предусмотренные технологией. И лучше, если технолог будет иметь возможность “разрулить” такие нестыковки введением данных вручную.

Юрий Дьячек, начальник отдела информационных технологий сети “Домашняя кухня”, на одной из “ресторанных” выставок подолгу работал с каждым “программистским” стендом. “Мы думаем над тем, чтобы приобрести оборудование с TouchScreen (сенсорный экран, реагирующий на прикосновение. — Ред.). Это ускорит обслуживание клиентов и поможет избежать очередей. Но более веская причина предстоящей модернизации — неясность в законодательстве, регламентирующем возможность подключения кассовых аппаратов к компьютерам”.

КАК РАБОТАЕТ

Система автоматизации состоит из двух частей, одна из которых отвечает за работу зала и прием гостей (“фронт-офис”), а другая (“бэк-офис”) следит за движением продукции. В некоторых ресторанах используют лишь одну подсистему, но гораздо эффективнее объединять их в замкнутый цикл.

Главным элементом компьютерной системы, обслуживающей зал, является терминал официанта, где фиксируется перечень заказанных клиентом блюд (удобно это делать на терминале TouchScreen). Некоторые рестораны используют для этого мини-компьютеры (стоимость — от $300). Последние особенно востребованы в “быстрых” ресторанах, где официанты делятся на принимающих заказ и обслуживающих посетителей. Заказ автоматически передается на кухню и в бар. Гость же получает подробный счет с учетом каких-либо скидок.

“Бэк-офис”, в свою очередь, отслеживает движение продуктов и материальных ценностей. Оприходовав очередную поставку товаров, технолог заносит данные о закупленных продуктах в калькуляционные карты. Система использует эти карты при списании составляющих реализуемых блюд. Можно “заставить” систему выполнять операцию списания составляющих автоматически и выдавать точную информацию об остатках продуктов и напитков в любое время.

ГДЕ ЗАКАЗАТЬ И СКОЛЬКО ЭТО СТОИТ

На рынке профессиональных систем для ресторанов работают 5-10 компаний, если не считать умельцев на местах, создающих программы на основе бухгалтерской 1С. Среди программных разработок, успешно применяемых в ресторанах, стоит упомянуть TillyPad (компания ТиллиПад), R-Keeper (компания UCS), “Компас” (“Интеротель”), “Магия” (“Икс-Маркет”).

Общий принцип работы программных продуктов — завязать в единый узел все процессы работы заведения, дабы ежедневно получать финансовые результаты (стоимость закупок, наценки, выручка, остатки на складе), выдавать необходимые отчеты, чтобы владелец, даже находясь в другом городе, мог ежедневно анализировать все данные.

На практике “замкнутый цикл” заказывают отнюдь не все. Небольшие заведения устраивает минимальная конфигурация для обслуживания зала — одна кассовая машина ($200-300). Приобретая же полнофункциональную систему (для обслуживания до 150 посадочных мест) с полным комплектом нового оборудования, можно “влететь” на сумму от $2 тыс. до $5 тыс. в зависимости от конфигурации (см. “Затраты…”).

Зачастую, чтобы максимально удешевить затраты на компьютеризацию, экономные рестораторы пользуются вторичным рынком оборудования. Но стоит отметить, что в условиях высокой температуры и влажности такое оборудование может выйти из строя в самый неподходящий момент. Был случай, когда, сэкономив на блоке бесперебойного питания, один ресторан в один миг потерял всю базу данных за несколько месяцев. Поэтому оборудование желательно приобретать специальное и надежное.

МНЕНИЯ ЭКСПЕРТОВ

Геннадий Клочек (31), директор фирмы “Интеротель” (г. Киев):

— Интерес к автоматизации ресторанного бизнеса растет — ужесточилась конкуренция, и теперь доходность многих заведений зиждется на эффективной и безубыточной работе всех служб.

Часто бывает так: приняв решение установить систему автоматизации, хозяин надеется забыть обо всех своих проблемах. Но система вместо человека не работает. Существуют разработки, позволяющие создать замкнутый цикл контроля, но чаще всего система требует “ухода”: в ресторанном хозяйстве компьютер не может учесть все нюансы, и кое-какие операции приходится делать вручную в зависимости от ситуации. Очень важно, чтобы владелец был и постановщиком задач, и активным пользователем. В этом случае эффект от внедрения системы будет максимальным.

Сергей Грачев (40), шеф-повар ресторана QwinBee (г.Киев):

— С одной стороны, компьютеризация рабочих мест очень помогает в работе, с другой — создает трудности. Мне доводилось работать в ресторанах Америки, там продукты “не первого значения”, специи, зелень, в программах не учитывают — это трата времени и порождение недоразумений. Другое дело — мясо, рыба, другие дорогие продукты. В процессе работы мне приходится отвлекаться на выяснение отношений с бухгалтерами — куда девались 100 г уксуса или 200 г салата. По-моему, это лишнее.

Юрий Ткач (31), генеральный директор сети “МакСмак” (г.Киев):

— Готовя у себя “программно-аппаратную реформу”, связанную с увеличением сети и появлением франчайзинговых объектов, мы проводили тендер, причем на первое место ставили способность разработчика выполнить задачи, которые важны именно для нас. Партнером по внедрению автоматизированной системы выбрали одесскую фирму, которая внимательно отнеслась к особенностям большой сети. Например, мало кто знает, что весной и осенью в овощах и фруктах процентное содержание влаги разное. Как говорится, всякая мелочь не важна до определенного масштаба роста, а у нас обрабатываются сотни килограммов ежедневно.

Кроме того, в сети все временные категории должны быть увязаны — от завоза сырья до приготовления блюд. Все это контролирует система. Главное, чего мы ожидаем от ее внедрения, — быстро получить результат от поставленной задачи и двигаться дальше. И еще. Советуем своим франчайзи использовать в работе модули нашей АСУ. Это позволит специалистам сразу же видеть причины отставания и быстро их устранять.

Игорь Самойлов (32), генеральный директор клуба Avalon (г.Киев):

— Не стоит ассоциировать внедрение системы управления предприятием только с установкой компьютерной системы. Но все же это большое подспорье для повышения эффективности бизнеса.

Каждый рабочий день я начинаю с анализа работы предприятия за минувший день, что дает возможность анализировать статистику и оперативно принимать решения. Но главное — гости ресторана, бара и казино по достоинству оценивают уровень сервиса, быстроту обслуживания и безошибочный расчет.

РЕСТОРАТОРУ НА ЗАМЕТКУ

В модулях, выполняющих функции “фронт-офиса”, можно предусмотреть опции, актуальные для многих ресторанов. Например, если в заведении готовят кофе из зерен дорогих сортов, то десяток-другой “безобидных” чашечек, выпитых сотрудниками, “выливаются” в кругленькую сумму. Идеальный вариант — предоставить персоналу бонусы на еду и напитки и поручить контроль за этим системе (так строятся отношения с персоналом в клубе Avalon, г.Киев). Таким образом, все съеденное и выпитое “сверх нормы” будет вычтено из зарплаты.

Примерные затраты на организацию компьютерного учета в торговом зале

Программное обепечение – $2-3 тыс. на 3 рабочих места.
POS-терминал — $1 тыс. на каждый бар, кассу (+1 на торговый зал).
Специализированные принтеры — $0,5-1 тыс. на ресторан.
Компьютер менеджера — $0,7
Компьютер бухгалтера — $0,7
Сервер — $1,3-3,5 тыс.
Обучение, настройка, установка — $0,5

Всего на типовой ресторан с одной кассой и терминалом официанта — около $6 тыс. При этом один бухгалтер-калькулятор может вести до 5 производств (отделов, складов).

2004 г.