TillyPad XL – инвентаризация. Часть 1

Среда, 2 сентября 2009  –  Раздел: Статьи

Пользователи комплекса TillyPad XL, накопившие достаточный опыт, отмечают огромную пользу от умения грамотно интерпретировать результаты отчётов, умения оптимально запрашивать эти самые отчёты и от навыков пользования разнообразными инструментами.

Полученные на основе подобного опыта советы для различных ситуаций представляются нам весьма полезными для многих пользователей комплекса. Естественно, подобные вещи сложно предусмотреть в штатной документации к продукту. Поэтому советы, «хитрости», недокументированные методики использования комплекса TillyPad XL мы будем публиковать на сайте.

Первый материал посвящен инвентаризации. В самом начале стоит напомнить, что даже неизбежную компоненту ручного труда в процессе заполнения инвентаризационной ведомости можно ощутимо облегчить средствами комплекса TillyPad XL. Трудоёмкость можно уменьшить, используя оборудование, работающее в составе комплекса автоматизации. Например, количество алкоголя, оставшегося в открытых бутылках в баре, можно точно и оперативно измерять специальными весами. Данные при подсчёте продуктов можно сразу вносить в систему в электронном виде, используя КПК.

Все это – рутинные процессы. Сейчас нам гораздо интереснее рассмотреть, что за цифры могут сложиться в результате и как их понимать?

В ресторане имеются два основных объекта продаж – бар и зал/кухня. Они отличаются по режиму работы, учёту, хранению и типу продуктов. Соответственно, инвентаризация в баре и на кухне проводится по разному с различными типовыми результатами и характером их интерпретации.

Бар – просто, но часто

Инвентаризация в баре делается часто, но она и значительно проще, чем на кухне. TillyPad XL позволяет проводить её непосредственно на POS-терминале или карманном компьютере (КПК). Информация сразу доступна для бухгалтера, который, нажав кнопку «обработать», увидит, какова ситуация в баре.

Из несостыковок и отклонений, выявляемых при инвентаризации, в баре чаще всего в баре случается, так называемая «пересортица». Пересортица — это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта одного и того же продукта. Например, обнаруживаются излишки одного красного вина и недостача другого красного вина. Чаще всего это происходит с сортами одной ценовой категории.

Интерпретация подобной ситуации довольно проста и не связана с каким-либо злым умыслом. Скорее всего это ошибка официанта или ошибка бармена, который не то налил из рядом стоящих бутылок. Для клиентов это тоже вряд ли было фатально и вероятнее всего они ничего не заметили.

Таким образом, вы понимаете, как возникла данная ситуация, что это было не злоупотребление, а скорее всего ошибка. Остаётся лишь исправить её в отчете. TillyPad XL располагает удобными встроенными средствами для быстрого «выравнивания» пересортицы (устранения красных отметок).

Появление пересортицы, кроме того, высвечивает ещё один важный вопрос – насколько подробная детализация прейскуранта вам нужна? Это хорошо видно на примере сигарет. Можно сделать отдельную позицию с номером под каждый из многочисленных сортов, допустим, сигарет «Кент» — «Kent White Infina 1», «Kent Blue Futura 8», «Kent Silver Neo 4», «Kent Mintek»… и т.д. С большой долей вероятности пересортица будет вас преследовать постоянно.

Учитывая, что цена на все сорта одинаковая, гораздо разумнее сделать одну позицию – «сигареты Кент в ассортименте». Это не отразится на продажах, но ощутимо упростит процесс инвентаризации, а также отчётность. Такая же картина в баре может наблюдаться с соками и всеми другими товарами, присутствующими в виде нескольких сортов за одну цену.

Несмотря на то, что система автоматизации позволяет ввести сколь угодно детальный прейскурант, вплоть до поштучного учёта сигарет в пачке, в этом направлении важно не переусердствовать. В каждом конкретном случае ограничивать детальность следует, руководствуясь здравым смыслом.

Вторая и заметно более сложная ситуация с пересортицей в баре связана с сортами одного продукта (товара), но разных ценовых категорий. Когда товары (сорта продукта), в отличие от предыдущего случая, стоят не одинаково, пересортица получается не только более сложной математически, но и совсем иной по интерпретации. Как правило подобная картина является следствием злоупотреблений, а не случайных ошибок.

Классическим примером является коньяк, который может быть, например, трёх сортов с весьма значительной разницей в цене. В частности, наиболее дорогой Hennessy, в свою очередь, обычно представлен в барах тремя сортами: дешёвым (относительно остальных двух, разумеется) – примерно 400 руб. за 50 мл., средним – 600 – 700 руб. и дорогим – 1500 руб. за 50 мл.

Практика показывает, что при инвентаризации в барах постоянно выявляется недостача самого дешёвого сорта и излишки самого дорогого, наоборот не бывает никогда. Расшифровывается это как злоупотребления бармена. Злоупотребление (конечно, не коньяком, а «с коньяком») состоит в том, что бармен пробивает клиенту дорогой коньяк, а наливает дешёвый (в учёной среде это называется «сублимацией»). Возможен также вариант, когда дорогой коньяк частично разбавляется дешёвым, что приводит к тому же результату (в просторечье это называется «бодяжить»). Подмена и перемешивание спиртных напитков является самой распространённой махинацией в барах с древних времён.

Образующиеся излишки дорогого коньяка бармен продаёт «на сторону» или просто присваивает. Недостачу дешёвого он покрывает за свой счёт, запасаясь им в магазине. Если таковые действия (продажу излишков и создание запаса) бармен сделать не успел, то инвентаризация неизбежно это обнаружит.

Поэтому для выявления такого рода злоупотреблений рекомендуется проводить внеплановые внезапные инвентаризации. Для ускорения процесса они могут быть выборочными – по какому-то одному виду продуктов (товаров), например, коньяку или сигаретам. TillyPad XL позволяет оперативно осуществлять выборочные инвентаризационные проверки в любой момент времени. При этом КПК дает возможность делать это, что называется «не отходя от кассы» (хотя, если быть точным, КПК как раз и применяется, чтобы можно было произвольно отходить от «кассы» (POS-терминала) в прямом смысле слова).

Важность таких проверок определяется степенью ущерба, наносимого заведению злоупотреблениями данного типа. В чём же состоит этот ущерб?

Фактически бармен ворует деньги у клиента. Он получает деньги за дорогой товар, а посетителям выдаёт товар худшего качества или вообще наливает неизвестно что. Даже если клиент подмены не заметил, впечатление от заведения может ухудшиться. Репутация ресторана пострадает, поскольку отзывы посетителей, которые они распространяют в своём круге общения, это одна из главных маркетинговых составляющих успеха ресторана. Столкнувшись с описанной «классикой жанра», владелец заведения должен принять решение, что с этим делать.

Первый вариант – ничего не делать. Это, так сказать, «советский» подход — закрыть на злоупотребления глаза, полагая, что скромная заплата бармена даёт ему право на «подножный корм». Если не обращать внимания на моральный аспект проблемы, то относительно безболезненным для прибыли такой подход будет для заведения, в минимальной степени ориентированном на постоянных клиентов и программы лояльности. В первую очередь это касается ресторанов и кафе, расположенных возле аэропортов, вокзалов, автомагистралей и туристических центров.

Однако в настоящее время все большее распространение в России получает противоположный «цивилизованно-рыночный» подход – пресекать и предупреждать злоупотребления в любом виде. «Цивилизованность» здесь состоит в том, что используется не только «кнут» — проверки и контроль, но и «пряник» — достаточно высокая оплата труда лояльного бармена.

«Три порции шашлыка — выбросила в пропасть»

И наконец, в баре возможна еще одна типичная ситуация – недостача или излишки какого-либо одного продукта (одной инвентаризационной позиции). Если на кухне подобная вещь может быть связана с различными причинами (заморозка-разморозка, усушка-утруска и др.), то в баре всё гораздо конкретнее – речь опять идет о махинациях.

В случае выявления недостачи, например, 2,5 литров водки, это означает, что товар продавали без чека. Очевидно, что вы имеете дело со злоупотреблением (опять-таки не водки, а «с водкой», хотя одно другого не исключает). Когда чек не пробивался, понятно, что деньги шли не в кассу, а в карман.

Гораздо менее тривиальной выглядит ситуация с излишками. Обычно это выявляется в случае внезапной инвентаризации. Например, обнаружено несколько лишних бутылок той же водки, которые к тому же не распечатаны. Сильно радоваться подобной находке не стоит, поскольку она говорит о том, что персонал практикует «левые» продажи. Бармен приносит свой алкоголь (из магазина) и продает его в баре по ресторанной цене.

То, что описанные типичные ситуации, как правило, связаны со злоупотреблениями, следует из обширной ресторанной практики, в том числе с внедренной системой автоматизации. Опыт эксплуатации, в частности, комплексов TillyPad и TillyPad XL показал их высокую эффективность в пресечении злоупотреблений и их профилактике.

Вместе с тем, занимаясь интерпретацией результатов инвентаризации, как уже отмечалось выше, в каждом конкретном случае следует включать здравый смысл и рассматривать ситуацию в контексте. Сопутствующие внешние обстоятельства могут существенно скорректировать стандартные трактовки, если их, как правило, принято увязывать со злоупотреблениями.

Ключевая фраза здесь — «как правило». Например, в баре обнаруживается недостача того же алкоголя. Однако если такое произошло в первый раз, а бармен у вас работает уже четыре года, то злой умысел наименее вероятен. Скорее всего, произошла ошибка при составлении накладных или при вводе данных. Хотя в глобальной статистике такое происходит значительно реже, чем махинации барменов, в данном случае очевидной представляется именно эта версия.

С другой стороны, не стоит исключать ни один из вариантов. Так если при следующей инвентаризации недостача всплыла снова, это уже большой вероятностью может означать, что ваш честный бармен всё-таки «испортился» — залез в долги, проигрался на скачках, подался в сайентологи… Дополнительным признаком «криминала» является выявление повторной недостачи у того же самого бармена.

С лёгкостью, приводящей в изумление…

Мы рассмотрели, так сказать, «классические» (или «клинические») случаи результатов инвентаризации в баре. Количество всевозможных обманных манипуляций, придуманных барменами за всю историю человечества, не поддается исчислению и продолжает расти. Банальные ошибки персонала тоже никуда не делись. Однако практически все эти манипуляции и ошибки при использовании системы автоматизации сводятся к тем самым нескольким классическим результатам инвентаризации.

По большому счёту, владельцу ресторана или администратору не так уж принципиально знать, каким из многочисленных способов бармен не пробил чек или смешал коньяки. Важно, что этот факт был обнаружен. Не следует также забывать, что помимо инвентаризации автоматизированные комплексы обладают и другими механизмами, снижающими вероятность злоупотреблений и ошибок. Одним из главных таких механизмов является функция контроля за персоналом, рассмотрение которой выходит за рамки этого материала. В системе TillyPad XL данная функция (впрочем, как и большинство других) организована с использованием оригинальных нетривиальных решений.

После рассмотрения интерпретаций результатов инвентаризации вернёмся к специфике проверок в баре и применения средств автоматизации. Как уже отмечалось выше, инвентаризация в баре более проста, но проводится значительно чаще. Если на кухне для облегчения процесса рекомендуется иметь холодильники и шкафы для продуктов со стеклянными дверями, особым образом располагать полки и т.п., то в баре всё и так на виду и пределах досягаемости.

Оптимальным вариантом для бара являются ежедневные инвентаризации при приёме-сдаче смены бармена. Ну и конечно крайне полезны внеплановые внезапные проверки, в том числе выборочные по отдельным товарам.

Зачастую бармены противятся инвентаризации при приёме-сдаче. Это кажется им утомительным, а кроме того не позволяет делать «свой маленький бизнес». Первому аргументу системы автоматизации противопоставляют разнообразные средства, облегчающие и ускоряющие процесс. Сюда можно отнести, например, использование электронных весов, подключенных к системе. Весы с соответствующей программой позволяют быстро определять остатки содержимого в открытых бутылках без каких-либо переливаний.

Другой метод, кардинально ускоряющий процедуру инвентаризации, заполнение не пустой ведомости «с нуля», а внесение только изменений по позициям относительно «факта» из предшествующей инвентаризации. Этот фирменный метод реализован в комплексе TillyPad XL и доказал свою высокую эффективность.

Дело в том, что задача ускорения инвентаризации в баре – чтобы её можно было проводить после каждой смены – была изначально и целенаправленно поставлена компанией «Тиллипад» при разработке данного комплекса. После чего она была реализовала в готовом продукте. Главным компонентом этого решения, конечно, стала базовая функция проведения инвентаризации сразу на POS-терминале (или КПК).

Правда в противовес барменской лени и компьютеризации изредка случаются и обратные случаи «параноидального» недоверия – бармену мало пересчёта и занесения данных, он требует «бумагу с подписями». Понятно, что инвентаризационную ведомость с результатами любая система без проблем выведет на компьютер калькулятора, где её можно распечатать. Кроме того, TillyPad XL позволяет также вывести её на печать на барном принтере или фискальном регистраторе.

В итоге применения в баре «технологий ускорения» время приёма-сдачи смены с инвентаризацией сократилось до 15-20 минут. При этом в системе TillyPad XL каждый бармен – сдающий и принимающий заполняет свою инвентаризационную ведомость. Если требуется определить, в чью смену произошли те или иные несостыковки, система позволяет «сличить сличительные ведомости» с помощью специального инструмента.

Вряд ли найдется хозяин ресторана, который считает себя застрахованным от ошибок персонала, даже если он полностью доверяет своим барменам. Ежедневные инвентаризации при приёме-сдаче гарантируют руководителю перманентность контроля и пролонгированное чувство уверенности. Именно такая идея была заложена проектировщиками в инвентаризационные механизмы комплекса TillyPad XL.

Практика эксплуатации комплекса клиентами доказала, что частая и быстрая инвентаризация в баре возможна и крайне эффективна. Собственно, сомневающиеся в эффективности и пользе вряд ли были, но вот возможность сделать процесс лёгким и быстрым нужно было доказать.

Облегчение инвентаризации, а также возможность проведения её усеченных вариантов (выборочных), убрали все проблемы на пути внеплановых проверок – еще одного мощного инструмента контроля.

В заключение первой части надо отметить, что частые инвентаризации, как и другие контролирующие механизмы, персонал обычно воспринимает как «закручивание гаек». Но, преодолев сопротивление, руководитель сделает работу бара прозрачной и чёткой, что, в конечном счете, положительно скажется и на дисциплине, и на психологическом климате.

Продолжение (вторая часть) материала будет посвящена инвентаризации на кухне.