TillyPad XL инвентаризация. Часть 2

Четверг, 17 сентября 2009  –  Раздел: Статьи

В тяжёлые годы дикого капитализма на постсоветском пространстве в точках общепита, конечно, тоже проводились инвентаризации. Сличительные ведомости выявляли те же вечные явления — недостачи, излишки, пересортицу… Однако решались эти проблемы чаще всего гораздо проще – излишки владелец заведения оставлял себе, а недостачи заставлял покрывать персонал из своего (персонала) кармана. Так было и в кафе-ресторанах, и в торговых палатках – везде. В результате наёмные работники скрывали, изворачивались, валили друг на друга, платили деньги, докупали продукты…, но терпели, боясь потерять работу.
В такой нервной обстановке шеф-повара пытались подстраховаться посредством приписок в закладки продуктов. То есть при фактическом закладывании в порцию блюда, например, 100 г мяса, писали 110 или 120.
Какой вред всё это наносило заведению? Помимо прямых финансовых потерь, портился имидж заведения, снижалась посещаемость, поскольку клиентов кормили и поили неизвестно чем. Такие понятия как качество и рецептура носили вероятностный характер, хаотично отклоняясь от стандартов. Страдал такой важный параметр ресторана, как стабильность – любое блюдо в любое время каждой сменой поваров должно приготовляться одинаково. Салат «Цезарь» должен быть салатом «Цезарь» всегда, независимо от времени суток, дня недели или конца квартала.

В нынешние цивилизованные времена всех этих ужасов больше нет. Точнее, их нет в былых масштабах. Персонал не столь бесправен и подавлен – даже в кризис работник предпочтёт просто уйти в случае финансовых претензий или иного давления. С другой стороны сейчас опытный бармен, калькулятор и тем более шеф – залог выживания заведения, а найти таких нелегко.
Полностью искоренить негативные моменты в работе персонала, в общем случае, конечно, невозможно. Равно как и случайные ошибки и просчёты. Так что недостачи, излишки и прочее никуда не делись – они бывают даже в самых успешных заведениях.

С инвентаризацией связано множество нюансов. Так, если говорить о профилактике проблем, то это переносит нас на этап составления меню и технологических карт. И шеф-повар и калькулятор должны понимать, чем более детально и более корректно они проработают эти документы, тем проще им будет в дальнейшем.

Не следует пренебрегать никакими позициями, сколь бы второстепенными они ни казались, будь то полуфабрикаты, соусы или полуфабрикаты соусов. Если шеф-повар лишний раз не поленится и заведет техкарту, например, на имеющийся «стратегический» запас соуса, то при инвентаризации ему не потребуется выдумывать, откуда взялись лишние 10 кг этого продукта.

Еще одна превентивная мера, точнее предостережение – при проработке того или иного блюда не нужно пытаться подстраховать себя и на всякий случай делать приписки в закладки продуктов. Как ни удивительно, подобная практика оказалась живучей. Она до сих пор прослеживается на многих предприятиях общепита. «Всякий случай» неизбежно всплывает при инвентаризации и грозит неприятными оргвыводами.

Как уже отмечалось в первой части, одна из сильных сторон комплекса TillyPad XL – мощный механизм создания отчетов. Пользователь, по своему желанию, в любой момент может получить отчёт о состоянии бизнес-процессов заведения по любому срезу времени и набору параметров. Кроме того, на тот случай, если отчёт выявляет стандартные или достаточно редкие несостыковки, возникающие из-за ошибок при вводе информации или при отклонениях от нормального производственного процесса, TillyPad XL содержит встроенные инструменты для коррекции данных.

Однако, чтобы воспользоваться этими инструментами и чтобы в целом принять правильное решение, нужно уметь интерпретировать полученные отчеты. А для этого требуется опыт и здравый смысл.
В ресторане имеются две основных точки продаж – бар и основной зал. Им соответствуют два основных объекта инвентаризации – бар и кухня. Масштабы продаж, обслуживание посетителей, хранение продуктов, приготовление и другие различия подразумевают значительную разницу в системе учета и, в частности, в процессах и результатах инвентаризации.

Предыдущая первая часть статьи про инвентаризацию была посвящена бару. В баре, как вы помните, продукты/товары находятся на виду и их не так много. Поэтому инвентаризацию в баре рекомендовано проводить ежедневно – при каждом приеме-сдаче смены бармена. Специальные средства системы TillyPad XL позволяют делать это легко и быстро.

Чем специфична кухня с точки зрения инвентаризации? Главное отличие от бара – большой объём проверяемых позиций. Продуктов, ингредиентов, полуфабрикатов очень много, и частые инвентаризации здесь просто нереальны. К тому же хранятся эти продукты не на открытых полках, как в баре, а совсем наоборот.

Конечно и для кухни есть рекомендации, выполнение которых заметно ускоряет процесс. Так установка холодильников и шкафов со стеклянными дверями помимо облегчения и ускорения инвентаризации ещё и экономит электричество. И всё же оптимальным разработчики TillyPad XL считают проведение инвентаризации на кухне раз в месяц. Рекомендация эта сугубо эмпирическая и не связана с какими-либо ограничениями. Технически система автоматизации позволяет делать инвентаризацию хоть ежедневно.

Поскольку интервал между инвентаризациями достаточно большой, даже незначительные отклонения накапливаются в заметные величины излишков или недостач. При этом особую актуальность приобретает способность инструментария TillyPad XL выполнять коррекцию задним числом.

Инвентаризационная комиссия по кухне обычно состоит из шеф-повара и калькулятора с возможным подключением администратора. Ведомость здесь уже будет не в страничку, как в баре, а в десятки страничек.

Фирменная функция TillyPad XL внесения данных инвентаризации сразу на POS-терминале при хождении по кухне может быть реализована посредством карманного компьютера (КПК).

После обработки инвентаризационной ведомости система выдает сличительную ведомость, «классические» ситуации в которой надо уметь расшифровывать.

Первый типичный случай – появляются продукты, которых не было. У калькулятора по системе числится мука, специи и масло, а повар фактически предъявляет три литра соуса «бешамель». Понятно, что повар сделал себе «стратегический» запас. Если же подобная вещь «вылезает» при инвентаризации постоянно, вопрос следует решить кардинально.

При этом большое значение имеет квалификация и опыт калькулятора, а также его взаимопонимание с шеф-поваром. Конечно, калькулятор не обязан точно знать все рецепты. Главное – установить сам факт и в принципе понять – откуда взялся лишний продукт. В точных расчётах и коррекции результатов поможет TillyPad XL. По заранее введённому набору рецептур система раскладывает обнаруженный новый продукт на ингредиенты и заносит их в учётную базу.

Вторая ситуация – недостача готовой продукции, например, минус 10 порций картофеля-фри. Это один из типичных случаев для только что открытых заведений. Интерпретация состоит в том, что продукт не был привязан к рецепту и списывался как готовое блюдо, вместо того чтобы быть разложенным на ингредиенты. Что делать?

Система TillyPad XL позволяет переделать всё как надо задним числом. То есть за определённый период времени пересчитать заданное количество картофеля-фри, разложив его согласно рецепту.
Третья типичная ситуация – обнаруживается в минусе, например, 10 кг лосося, что в отчете визуально отмечается красным цветом (как и любые другие отклонения, не только лосось. Получается, что блюда с лососем из чего-то готовили, а фактически его (лосося) не было. При этом клиент был доволен.

Практика показывает, что данная ситуация на кухне скорее всего не является следствием злоупотреблениями (хотя теоретически такое не исключено). Обычно подобное «исчезновение» связано с качеством закупаемых рестораном продуктов. Так при неоднократной разморозке-заморозке рыба может весьма ощутимо потерять в весе. Похожая картина часто наблюдается, например, с апельсинами. Если партия оказалась недостаточно сочной, на приготовление порции сока может уйти, не один апельсин (как прописано в рецептуре), а два или три.

Какие выводы следует сделать? Если явление наблюдается стабильно, следует серьёзно разобраться с тем, кто работает с поставщиками. Это может быть специальный сотрудник администрации ресторана или сам шеф-повар. К сожалению, во всём мире поставщики широко практикуют такую вещь как «откаты» и разные формы, так называемых, «благодарностей», псевдо-скидок «бонусов» и т.п. Многие закупщики от ресторанов на это ведутся, заключают эксклюзивные договоры и попадают в зависимость от недобросовестных поставщиков.

В качестве профилактической меры ресторану рекомендуется иметь не менее двух поставщиков – основного и запасного, следить за качеством и ценами. При приёме продуктов надо обязательно проверять качество и отказываться от продуктов с отклонениями.

Однако, если пару апельсинов при приёме можно выжать для пробы, то с мороженой рыбой проблемы можно сразу и не обнаружить. То же самое касается частично дефектной партии чего бы то ни было. В такой ситуации TillyPad XL позволяет внести коррекцию в рецептуру на заданное время. Данный инструмент изменяет процент вложения продукта в блюдо. Главное, чтобы шеф-повар не забыл сообщить об изменениях калькулятору (и управляющему, конечно).

Следующая ситуация – пересортица на кухне. Пересортица — это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта одного и того же продукта. Происходит это обычно вследствие того, что какой-либо из ингредиентов заканчивается в блюдо кладут его заменитель. Например, молоко вместо сливок и т.п.

Кроме того, пересортица может оказаться следствием креативных порывов шеф-повара. Как известно, творческая душа не любит ограничений (кинза вместо петрушки, укроп вместо кинзы… куда потянулась рука шефа). А если шеф-повар привык не слишком торопится на работу, за время его отсутствия начинают экспериментировать су-шеф, кондитер и другие члены команды.

Для коррекции пересортицы в TillyPad XL имеются встроенные средства замены в блюде одного продукта на другой. Причём замену можно настроить на автоматическое выполнение по заранее введенному списку допустимых замен. Когда запас какого-либо продукта подходит к концу, система уведомляет повара и включает замену.

Относительно автозамены следует предостеречь, что этот механизм помогает часто, но не всегда. Если, несмотря на составленный и включённый список автозамен, продолжает регулярно появляться пересортица, это означает, что в работе поваров очень силён субъективный фактор. Мы сейчас не рассматриваем, его истинные причины – креатив, энтузиазм, невнимательность или необязательность поваров… Главное, что никакой компьютер и даже супер-компьютер (с суперпрограммой) этого учесть не в состоянии.

В этой ситуации чтобы не наращивать энтропию хаоса остаётся только одно – требовать от шефа вовремя вносить информацию о заменах или каждый раз заставлять его вспоминать что на что он менял и как долго. Ради «эксклюзивного» исключительно творческого мастера терпеть подобные неудобства можно, ибо, как уже говорилось, автоматика тут бессильна. А вот если имеет место невнимательность или необязательность, от такого повара лучше просто избавиться.

Итак, автозамена продуктов в системе автоматизации будет эффективна (и очень полезна) только в том случае, если список замены на 100% отвечает технологии работы кухни. В противном случае использование замены будет усугублять нарастающий беспорядок.

Ну и наконец, еще одна серьезная ситуация. Инвентаризация кухни постоянно обнаруживает излишки какого-либо продукта или группы продуктов. Очевидно, что злоупотреблений здесь усмотреть трудно, равно как и прямых убытков. На самом деле мы имеем дело с проявлением дефектов рецептуры и технологий производства. То есть при приготовлении определённых блюд все время остаются излишки, которые могут быть совсем небольшими. Однако, накапливаясь, они выливаются в существенные потери из-за нерационального расходования продуктов. Если для некоего блюда мы приобретаем больше продуктов, чем в результате расходуется, то, очевидно, что что-то мы делаем неправильно. Скорее всего это некорректно расписан рецепт.

Мы описали лишь наиболее типичные ситуации, характерные в большей степени для начального этапа работы ресторанов. С точки зрения анализа результатов инвентаризации приведённый опыт актуален при использовании любых систем автоматизации и даже вообще без таковых. Однако, как можно было заметить именно комплекс TillyPad XL располагает специальными удобными инструментами для коррекции и грамотного решения проблем. Надеемся, что данный материал и его возможное продолжение помогут рестораторам не наступать на грабли, так хорошо выявленные на опыте коллег.